Les charges locatives sont appelées charges récupérables dans le droit immobilier. Elles correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire pour le compte du locataire, et que ce dernier doit rembourser. Toutes les charges qualifiées de locatives ne sont pas automatiquement récupérables. Elles concentrent par conséquent une attention forte, car leur niveau moyen se situe à environ 20 % du loyer, et jusqu’à 40 % dans l’immobilier de standing avec services premium.
Charges locatives : quelles différences entre charges récupérables et non récupérables ?
Le principe juridique qui permet de distinguer charges récupérables / non récupérables est le suivant : seules les dépenses correspondant à des services dont le locataire profite directement sont récupérables par le propriétaire (le bailleur). Si le locataire n’en tire pas profit directement, pas de récupération possible.
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et son décret d’application ont établi une liste limitative, que l’on peut résumer en trois catégories :
- Les services liés au logement et à l’usage de l’immeuble : eau froide et chaude, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes.
- Les dépenses d’entretien courant et menues réparations : produits d’entretien, ampoules des parties communes, contrats de maintenance.
- Les taxes : enlèvement des ordures ménagères, balayage, assainissement si collectif.
Les charges de copropriété du propriétaire ne sont donc que partiellement refacturables au locataire.
Comment distinguer l’entretien courant des réparations ?
La distinction est importante dans le sens où les dépenses d’entretien courant sont récupérables, alors que les dépenses liées à des réparations sont non récupérables. Par exemple :
- L’entretien de la chaudière collective est récupérable. Tandis que le remplacement de cette même chaudière ne l’est pas.
- Le nettoyage des espaces verts est récupérable. En revanche, leur réaménagement complet reste à charge du propriétaire.
- L’entretien mensuel de l’ascenseur (pour environ 200 €/mois pour un immeuble de 20 lots) et les petites réparations sont bel et bien récupérables. Le remplacement du moteur (environ 15 000 €) ou la mise aux normes (approximativement 30 000 €) incombent au propriétaire.
On applique la même logique pour le chauffage : l’entretien annuel et le ramonage sont récupérables, le changement de la chaudière ou des radiateurs reste non récupérable.
Cette distinction obéit à une logique de protection du locataire : elle protège le locataire contre les dépenses d’investissement qui valorisent le patrimoine du propriétaire.
Quelles charges précises peut-on facturer au locataire ?
Le décret de 1987 donne une liste exhaustive des charges que le bailleur est en droit de récupérer.
L’eau et l’énergie constituent le premier poste. Sont récupérables : l’eau froide et chaude consommée, le chauffage et sa production d’eau chaude collective, l’électricité des parties communes. S’y ajoutent l’entretien courant des installations (chaudière, canalisations, compteurs) et les produits nécessaires au traitement de l’eau.
Les services liés à l’hygiène et à la sécurité forment le deuxième ensemble. Le salaire du gardien est récupérable à hauteur de 75% seulement, les 25% restants correspondant aux tâches administratives pour le compte du propriétaire. L’entretien des parties communes (ménage, produits d’entretien), l’enlèvement des ordures ménagères et les prestations de désinsectisation complètent ce poste.
L’entretien des équipements collectifs constitue la troisième catégorie. L’ascenseur bien entendu (maintenance, petites réparations, électricité), mais aussi les équipements de sécurité (interphone, digicode, porte automatique), les antennes collectives et les espaces verts s’ajoutent selon l’immeuble. Pour ces derniers, seuls l’entretien courant (tonte, taille, arrosage) et l’achat de petit matériel sont récupérables, la création ou le réaménagement restant à charge du propriétaire.
Les taxes et redevances récupérables se limitent à trois postes : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la redevance assainissement si elle est collective, et la taxe de balayage quand elle existe. La taxe foncière, même si elle finance des services dont profite le locataire, reste intégralement à la charge du propriétaire.
Comment calculer et régulariser les charges locatives ?
Dans la pratique, le propriétaire demande des provisions mensuelles basées sur les charges de l’année précédente. Ces provisions s’ajoutent au loyer et doivent figurer distinctement sur la quittance.
Une fois par an, il établit le décompte réel des charges et procède à la régularisation. On a donc un remboursement en cas de trop perçu ou un complément si insuffisant.
Le locataire dispose d’un droit de contrôle. Il peut exiger la communication des pièces justificatives : factures, contrats d’entretien, décompte de charges de copropriété.
Ce contrôle s’exerce pendant un mois suivant l’envoi du décompte. En cas d’erreur constatée, le locataire dispose de 5 ans pour réclamer (prescription quinquennale).
Les propriétaires ayant souscrit une garantie des loyers impayés doivent être particulièrement rigoureux dans leur comptabilité des charges afin d’éviter les contestations.
Quelles spécificités pour les locations meublées et de standing ?
Les locations meublées suivent un régime particulier, dans la mesure où il y a en règle générale une possibilité de charges forfaitaires sans justification détaillée. Ce forfait, négocié au bail, simplifie la gestion. Mais il doit rester proportionnel aux charges réelles pour éviter la requalification en complément de loyer déguisé.
L’immobilier de prestige présente des charges spécifiques, dont certaines sont conséquentes, comme la conciergerie 24h/24h, une salle de sport privative, un spa ou des jardins entretenus quotidiennement.
Ces services premium génèrent des charges importantes, mais elles valorisent la location. Typiquement, un appartement avenue Montaigne avec tous ces services peut afficher 1 000 € de charges mensuelles pour 150 m². Le locataire accepte ces montants, car ils correspondent à des prestations réelles qu’il utilise.
Comment gérer les litiges sur les charges locatives ?
D’expérience, les contestations portent pour une large part sur trois points.
- La nature des charges : le locataire conteste la « récupérabilité » de certaines dépenses. Solution : se référer strictement au décret de 1987, toute charge non listée reste non récupérable.
- Le montant des provisions : trop élevé par rapport aux charges réelles. Une solution pratique consiste à ajuster les provisions après chaque régularisation annuelle.
- L’absence de justificatifs : le propriétaire ne fournit pas les pièces demandées. Or sans justificatif dans le délai d’un mois, le locataire peut retenir le montant des charges sur ses prochains loyers jusqu’à production des documents. La Commission Départementale de Conciliation peut intervenir gratuitement en cas de désaccord persistant.
Pour les biens de standing, un gestionnaire professionnel évite ces écueils en tenant une comptabilité rigoureuse et transparente.
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